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아이폰용 할일 관리 앱은 참 여러가지가 있는데 투두라는 이름이 붙은 것만 지금 소개할 todo를 비롯해 to.do, to do, Todo list, Todo Queue가 있고 또 비슷한 이름으로 2Do, 2do taskpad pro, time 2do 등등등이 있다.
이 중에 가장 널리 사용되는 건 appigo의 todo와 Guilded Ways의 2Do 정도다. 이 외에도 Things나 Omnifocus, 캘린더와 합쳐져 있는 Pocket Informant 등이 있다.
저번에 포스팅했던 에버노트를 중심으로 한 메모에 대한 이야기와 연결되는 이야기다.
관련 링크 : 에버노트2 - 메모의 습관
크게 두 포스팅으로 나눠서 우선은 GTD의 활용에 대한 이야기를 먼저 하고, 그 다음에 appigo의 todo에 대한 조금 더 자세한 이야기를 쓰도록 하겠다.
독에다 캘린더와 함께 올려놓고 있다.
1. 일단 GTD의 목적에 대해
Getting Things Done(번역본 제목 : 끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기 - 굳이 읽을 필요는 없다)을 쓴 데이비드 알렌이 말하는 todo 관리의 목적은 간단하다.
예를 들어 A라는 일을 하고 있다. 그런데 머리 속에서 B라는 일을 해야된 다는 생각이 어렴풋이 떠오른다. 그리고 또 집에서 해야할 C라는 일이 머리 속에 둥둥둥 떠오른다. 이런 경우가 사실 자주 있다. 일을 하면서도 다음 주말에 놀러갈 계획을 짬짬이 생각하고, 공부를 하면서도 오늘 저녁에 집에 가는 길에 뭘 먹어야 맛있을까 하는 생각을 한다. 하지만 이 모든 일들이 결국은 지금 하고 있는 A의 효율을 방해한다. 결국 죽도 밥도 엉망이 된다. 즉 효율을 방해하는 것은 어렴풋이 떠오르는 수많은 잔 생각들이다.
그러므로 GTD에서는 이런 할일들을 관리하는 머리 속의 어떤 부분을 확 떼어내서 따로 정리하는 곳을 만들고, 이를 통해 머리 속을 깔끔하게 만들어보자는 거다. 그러면 A를 하는 효율도, B를 하는 효율도 올라갈 것이다.
이런 식으로 사용하는게 할일 리스트다. 군대 행정병으로 일할 때 할일들이 계속 쌓이기 때문에 A4지 한장을 책상 옆에다 가져다 놓고 리스트를 죽 작성해 하나씩 끝내고 지워가면서 일을 했었다. 말하자면 task list다.
이런 태스크 리스트식으로 만들어져있는 앱들도 있다. 구글의 할일 관리가 그렇고, 이와 연동되는 앱들(Gotasks, Calengoo 등등)도 군더더기 없이 이렇게 리스트만 만들어진다. 일을 끝낼 때 마다 하나씩 치워버린다. 만약에 직장일이나 집안일 등 어떤 한 방향에 한정되게 사용할 생각이라면 이런 심플한 리스트가 더 낫다.
이걸 좀 더 발전시키고 삶 전반에 적용시키는게 todo 앱 같은 GTD 방식의 할일 관리다. 뭉게뭉게 떠오르는 잡다할 할 일들을, 그게 회사일이든 집안일이든 뭐든, 모조리 todo 앱에 집어넣어 버린다. 그런 다음 원래 하던 일을 한다. 기억해야 할 것은 한가지 뿐이다. - "내 아이폰에는 할일 목록이 있다".
이런 식으로 할 일에 대한 생각을 완전히 덜어버릴 것을 제안한다. 머리가 해야 되는 할 일 관리를 외주를 주는 것으로 이해하면 쉽다.
메모의 목적도 이와 비슷하다. 다른 일을 하고 있는데 전혀 관계없는 곳에서 활용할 새로운 아이디어가 생각나고 그게 뭉게뭉게 커진다. 사실 전혀 다른 일을 할 때 머리 속이 리프레시 되기 때문에 엉뚱하면서도 그럴 듯한 아이디어가 떠오를 때가 많다. 그러면 머리 속은 여러가지 생각이 겹쳐 과부하가 걸린다. 그럴 땐 메모지를 꺼내 후딱 써놓고 원래 하던 일로 돌아가는 게 낫다. 머리 속에는 한가지만 기억하면 된다. - "내게는 다음에 봐야 할 메모지가 있다"
2. Inbox
뭐든 새로 할일을 추가하면 inbox로 들어간다. 나 같은 경우 메일이나 에버노트에서도 뭐든 새로 들어오면 inbox로 가게 세팅을 해 놨다. 일단은 뭐든 거기서 시작이다.
아래에 있는 Lists라고 써있는 캡쳐 화면을 보면 오른쪽 위에 번개모양 +가 있고 그냥 +가 있다. 왼쪽은 빠른 추가이고 오른쪽은 일반적인 추가다.
일단 뭐든 자잘한 것이라도 할 일이 생각이 나면 +를 눌러서 집어넣는다. 위에서 말했듯이 모든 할 일을 여기다 다 덜어버리려고 이걸 쓰는 거다. 그러니까 여기다 기록해 놓으며 머리 속에 할 일에 대한 생각을 아예 없애버리려는 노력을 한다. toodledo나 트위터를 활용해 웹서핑을 하다가도 뭔가 생각나면 슉슉 집어넣고 바로 잊어버리는 훈련을 조금은 해야한다.
메모도 마찬가지인데 저번에 말했듯이 뭐든 그냥 쓰거나, 생각나거나, 보거나, 읽거나 하면 에버노트의 inbox로 보낸다.
그 다음 하던 일을 마치고 시간이 날 때 inbox에 있는 것들을 분류한다. 데이비드 알렌은 inbox에 있는 것들 중 2분 안에 할 수 있는 것들은 일단 하고 치워버리라고 말한다. 그런 식으로 당장 할 수 있는 것들은 해치워 버리고, 그렇지 못하는 것들은 List와 Context를 분류해 언제쯤 할 것인지를 정한다.
3. 캘린더와 todo
이 둘의 관계는 상당히 미묘하고, 사람들 마다 다루는 방식이 다르다. 나 같은 경우에는 간결하게 취급하는게 낫다는 생각에 이 둘을 완전히 분리하고 있다. 어떤 일정을 두고 이걸 캘린더에 써야 하는지, todo에 써야 하는지, 아니면 둘 다 써야하는지 같은 문제를 가지고 고민하면 안된다. 둘은 접근 방식이 완전히 다르다.
우선 캘린더에는 약속, 반복되는 일정 같은 걸 적는다. 12월 24일 오후 1시에 회의가 있다고 하면 이런 건 일시가 딱 정해져 있으므로 캘린더로 간다.
그리고 마감이 있는 것, 아예 날짜와는 관계가 없는 것들은 todo로 간다. 예를 들어 "todo에 대한 포스팅을 써보자 - 언제까지 할까? - 잘 모르겠는데 - 적어도 올해에는 하지 뭐" - 이런 것들을 todo로 보낸다. 이건 할 일이다. 또 다른 예로 12월 28일 12시까지 원고를 보내야 되 이런 것들도 todo로 간다.
위의 두가지 예 중에 앞에 것, 즉 todo앱 리뷰를 올해가 가기 전에 쓰자는 걸 todo 앱에 써야 된다는 건 이해가 간단한데, 28일까지 원고를 보내자 같은 일정이 왜 캘린더로 들어가면 안되는가 하는 점이 좀 헷갈리는 문제다. 이건 GTD 앱을 쓰기 위해 습관을 들여야 하는 부분이다.
예를 들어 캘린더에다 "28일 12시 원고 보내야 함" 이라고 써놓으면, 그 날이 올 때까지 들춰보면 다행이지만 안 그럴 가능성이 꽤 많다. 그렇다고 이 일 하면서도 28일까지 원고가 있지, 저 일 하면서도 28일까지 원고가 있지, 그걸 달력에 써놨어 - 이런 걸 머리 속에 계속 담고 있는 것도 곤란하다. 이렇게 머리로 멀티 태스킹 하지 말자고 GTD 앱을 쓰는 거다.
어쨋든 원고는 28일 12시 이전에만 쓰면 된다. 꼭 그 날이 닥쳐서 써야되는 건 아니다. 그리고 todo 앱은 계속 28일 12까지 너에게 할 일이 하나 있다는 걸 표시해 준다. 이런 문제로 List 와 Context가 중요하다.
4. List 와 Context
이건 앱마다 이름이 조금씩 다르다. Things 같은 경우 Area라는 이름을 쓰고 아니면 다들 제각각이다. 주르륵 리스트만 사용할 수 있는 앱들의 경우 아예 지원하지 않는 경우도 있는데, 이왕 삶을 GTD 속에 집어넣고자 한다면 이런 기능을 지원하는 앱을 추천한다.
역시 활용 방법은 사람마다 제각각인데 가능하면 자잘하게 분류하지 않기를 권한다. 너무 세세하게 분류하면 뭐가 뭔지 나중에 보기가 힘들다. 큰 분류로 뭉텅뭉텅 나눠놓는게 검색이 편하다. 여기서는 내가 활용하는 방법에 대해.
4-1 우선 List는 일의 종류로 분류했다. 위의 캡쳐 화면이 todo의 List 화면이다. 크게 개인적인 일(Personal), 집안 일(Home), 회사 일(Work)로 분류했다. Someday도 넣어놓기는 했는데 그다지 분류할 필요가 없는 것 같아 없앨 생각이다. 이 셋 말고 다른 범주의 일이 뭐가 있는 지 잘 모르겠어서 크게 셋으로만 분류했다.
4-2 그리고 Context는 거의 완전히 장소 개념으로만 잡고 있다. 사실 Context는 일하는 상황을 지칭하는게 더 맞는 이야기다. 하지만 그렇다고 '컴퓨터를 치는 동안', '회사에 가는 동안' 이렇게 분류해 놓으면 todo 앱의 목적에 그다지 부합하지 않는다고 생각한다. Context와 Tag는 묻혀있는 할 일을 빠르고 쉽게 찾기 위해 분류하는 거다.
만약에 일이 끝나고 그 일을 어떤 식으로 했는지 복기하는 거라면 Context같은 부분을 세세하게 분리하는게 나중에 알아보기 편하다. 그리고 시내 이런 것도 동네별, 지역별로 자세히 분류할 수도 있을 것이다. 하지만 이건 일기가 아니라 계획이다. 그러므로 너무 복잡해질 거 같아서 Context를 크게 잡고 있다.
List와 Context는 이름이 겹칠 수도 있는데 그런 건 별로 상관없다.
예를 들어 집에서 하는 회사 일이 있으면 Work(리스트)-집(콘텍스트), 회사에 있을 때 처리해야 하는 개인적인 일이 있으면 Personal(리스트)-일터(콘텍스트)가 되는 식이다.
List는 미리 잡아놓지만 Context는 사람마다 각양각색이므로 할일을 추가하면서 포괄적으로 잡는 게 낫다.
4-3 마지막으로 Tag가 있는데 이건 검색에 걸리라고 대충 분류하고 있다. 별로 활용도가 높지는 않다.
5. 활용
일단 당장 할 수 있는 일들을 다 치우고 나면 이제 List와 Context가 분류되어 있는 할 일들이 남는다. 할일 앱의 목적은 짜투리 시간을 활용하고, 머리 속에 뭉게뭉게 돌아다니는 잡념들을 없애는 것이다.
너무나 중요해서 머리 속에서 전혀 사라지지 않는 일을 하려는게 주된 목적은 아니다. 그런 것들은 여기에 기록할 필요도 별로 없다(혹시 모르니 써놓기는 하겠지만).
휴일날 오후에 집에서 뒹굴거리며 아무 것도 안하고 있다. 뭔가 할일들이 있는 거 같은데 생각도 안난다. 이렇게 뭔가 시간이 좀 났을 때 멍하니 놀지 말고 todo를 열어보는 습관을 들이자는 거다.
집에 있으니까 바로 Context에서 @집을 찾아본다. 그러면 뭔가 할일들이 나온다. 없으면 당연히 푹 쉬면 된다. 시내에 약속이 있어서 나갔는데 1시간 정도 텀이 생겼다. 그럴 때 @시내를 찾아본다. 이렇기 때문에 아무리 자잘한 일이라도 일단 집어넣어 놓는게, 그리고 Context 정도는 입력해 놓는게 중요하다.
위에서 말했듯이 할일에 대한 관념을 여기다 덜어버리는 것, 그리고 Context 별로 기억 속에 흐릿하게 있는 일들을 이제 표면에 내놓고 그때 그때 끝내자는 게 todo 앱을 이용하는 목적이다.
출근하면서 오늘 나가면 바로 뭐부터 해야 해 이런 생각을 하지 말자. 이런 기억을 위한 두뇌 활동 자체가 몸을 피곤하게 만들고 회사에 도착해 커피 마시고, 컴퓨터 키고 하다가 잊어버리고 낭패를 볼 수도 있다. 그냥 맘 편히 머리를 휴식시키며 출근하면 된다.
습관이 들어야 하는 건 "출근하면 todo 앱을 열어보자" 정도로 충분하다. 제대로 기록되어 있으면 아이폰을 열었을 때 아이콘 옆에 뱃지로 오늘 할일이 몇가지나 있는지 숫자가 떠 있을 것이다.
