everyboop

벌써 할 일 관리에 대한 4번째 포스팅이다. 간단히 먼저 올렸던 것들을 정리해보자면

1) GTD, 할 일 관리 개념의 간단한 이해 - (링크)

2) todo 등 할 일 관리 앱에서 Sync - (링크)

3) toodledo의 활용, 할 일을 수시로 확인하는 방법 - (링크)

이번에는 아이폰 앱에서가 아니라 toodledo에 일정을 집어넣는 방법에 대해 포스팅하고, 다음 번에는 전용 데스크탑 프로그램과 앱을 가지고 있는 wunderlist나 teuxdeux 같은 앱에 대한 이야기를 포스팅할 계획이다. 기대해 주세요 ^^

Things나 wunderlist처럼 전용 데스크탑 프로그램을 사용하는 앱이 아니거나, 아웃룩과 단독으로 연동시켜 사용할 생각이 아니라면 toodledo와 연동시키도록 해놓는 게 좋다. 기능이 워낙 다양하다. toodledo와 연동이 가능한 전용앱인 toodledo, 또는 appigo의 todo나 Pocket Informant 등을 사용한다면 아래 내용을 사용할 수 있다.

저번에 일정을 읽는 방법에서도 그랬듯이 일단 toodledo.com의 Tools & Services에 들어가면 대충의 내용은 다 나와있다.

1. 트위터를 이용하는 법

예를 들어 컴퓨터로 작업을 하고 있다가 할 일이 생각이 났다. 예전에 GTD의 기본적인 내용에서 이야기 했듯이 바로 이런 게 효율을 방해하는 주요 요소다.

그렇다면 생각나는 걸 바로 할 일 앱에 집어넣어야 하는데 아이폰을 꺼내들고, todo 앱을 실행시키고, 화면을 다닥거리며 입력을 해야 한다. 웹사이트나 데스크탑에 관련된 거라면 입력이 더 난감하다. 언제 웹 주소를 치고 앉아있나.

트위터 DM을 이용하는 할 일 입력은 그러니까 트위터 데스크탑 클라이언트를 사용하고 있거나, 크롬이나 파이어폭스에 붙일 수 있는 애드온 기능을 사용하는 경우에 유용하다. 특히 크롬 버드처럼 금방 입력할 수 있도록 대화창만 나와있는 애드온을 사용하고 있다면 더더욱 간단하다.

우선 toodledo.com의 Tools & Services에서 트위터 기능을 활성화 시킨다. 자신의 트위터 주소를 입력하면 곧바로 toodledo 트위터가 팔로잉해온다. 그러고나서 toodledo를 보면 계정 확인을 위해 4글자 코드를 알려준다. 다시 트위터로 가서 toodledo를 팔로잉하고 코드를 DM으로 보내면 완료.

이제 toodledo에 DM을 보내면 toodledo에 할 일이 추가되고, 그게 싱크되면 내 아이폰의 todo 앱에도 나타나고, 구글 캘린더의 toodledo iCal에도 나타난다.

그런데 이 부분이 조금 복잡하고 알아야 될 게 살짝 있다. 아래 명령어들은 toodledo.com에서 이메일 입력을 활성화시켜도 마찬가지로 작동한다. 알아두면 DM으로 보낼 수도 있고, 그냥 이메일로 보내도 마찬가지로 할 일이 추가된다.

예를 들어 할 일이 "집에 가자"라고 하자. 아래는 DM이나 이메일로 보낼 내용이다.

DM : 집에 가자

여기다가 아래 군더더기를 붙일 수 있다. 일단 중요한 것들만 나열하면

!!! - 중요도 추가, !이 한개면 중요도 1, !!!이면 중요도 3

# - Due Date, 즉 마감날이다. #today 하면 오늘로 들어가고, #next friday하면 다음주 금요일로 들어간다. 날짜를 넣고 싶으면 #5/12/11 (2011년 12월 5일) 하면 되는데 이런 방식은 잘 안쓰니까 각자 알아서들.

* - 별표는 toodledo의 폴더 지정이다. appigo의 todo에서는 List라고 한다. *home, *personal 이런 식으로 쓰면 된다.

@ - 이건 Context 지정이다. @home, @집, @시내

% - 이건 태그 지정이다. 개인적으로는 잘 안쓰지만 유용할 수도 있으니까.

: - 이건 Reminder, 알림이다. :5hours 이러면 된다.

이거 말고 시작 시간, 끝나는 시간, 반복 일정, Status, Goal 등 거의 모든 걸 기호화해 놓았다. 이걸 다 외우자면 너무 복잡하니까 꼭 필요한 정도 알아놓고 나중에 앱에서 수정하는 방법도 괜찮다. 빠르게 입력하고 하던 일로 돌아가는게 일단은 우선이다.

그래도 좀 더 자세히 알고 싶으면

http://www.toodledo.com/info/help.php?sel=2

http://www.toodledo.com/info/help_twitter.php

위 공식에 따라 할 일 이름은 "집에 가자" 리스트는 Personal, Context는 시내, 마감 시간은 내일, 중요도 3, 태그는 아이폰과 집으로 DM을 보낸다면

DM : 집에 가자 !!! *Personal @시내 #tomorrow %아이폰, 집

이렇게 된다. 나같은 경우에 이것 저것 알아놓기는 했지만 실질적으로 그냥 toodledo에게

집에가자 !!! @시내

이렇게 보내버린다. 이러면

todo앱에서 싱크해보니 이렇게 잘 들어와있다. 중요도 3, Context 시내.

위 명령어는 트위터나 이메일을 사용할 수 있는 모든 곳에서 사용할 수 있으므로 설정해 놓는 걸 추천한다. 이게 생각보다 꽤 편하다.

1-1 그리고 트위터를 Reminder로 설정할 수도 있다. toodledo 사이트를 잘 찾아보면 Reminder 설정하는 곳이 있다. 트위터 부분을 잘 읽어볼 것.

여기서 중요도에 따라 1이면 이메일, 2면 SMS, 3이면 트위터에서 DM으로 보내주기, 이런 식으로 다 따로 설정이 가능하다. 요즘은 하도 알려주는 애들이 많아 따로 설정은 안해놨지만 필요하다면 세세한 설정이 된다는게 좋다.

2. 이메일로 보내기는 위에서 잠시 설명한 것과 같다. Tools @ Services에서 이메일을 활성화시키면 주소를 하나 알려준다. 그걸 주소록에 등록시켜놓으면 된다. 명령어 조합은 트위터에서 보내는 DM과 같다.

3. 그리고 구글 개인화 홈페이지(iGoogle)에 Gadget 추가도 가능하다. 이것 역시 어디서든 인터넷만 되면 쓸 수 있다는 점에서 편하다. 위의 명령어 같은 걸 몰라도 쓸 수 있다는게 장점이고, iGoogle을 안쓰고 있다면 새로 만들어야 하는게 단점이다.

netvibes나 pageflakes같은 다른 개인화 홈페이지에 넣을 수 있는 Gadget도 있다. 이 경우에는 toodledo의 모바일 페이지인 toodledo.com/slim 과 비슷하게 나온다.

4. 파이어폭스나 크롬의 Addon도 괜찮다. 한번 입력해 놓은게 어떻게든 눈에 더 보이는 게 중요하니까 부가 기능을 사용한다면 추천한다. 크롬용은 좀 못생겼다. 역시 모바일 페이지와 같은 게 보인다.

대충 이렇게 되는데 가장 활용도가 높은 건 데스크탑 입력이 가능한 트위터나 이메일을 이용하는 방법이 아닌가 싶다. 데스크탑이 눈 앞에 있는대도 아이폰에서 글자 쳐 넣는게 짜증났다면 단연 추천한다.

아이폰도 그렇고 안드로이드 등 다른 스마트폰에서도 그렇고 할일 관리 앱이 싱크되는 인터넷 서비스는 보통 구글 캘린더 아니면 toodledo다.

이외에도 전용 데스크탑 프로그램이 있고 그것과 싱크시키는 방식이 있는데 이에 대해서는 다음에 따로 포스팅할 예정이다.

이전 포스팅에서 말했듯이 구글 캘린더는 심플한(context나 tag기능이 없는) 할일 관리앱이 주로 싱크되고 GTD 방식은 toodledo가 많다. 대표적으로 Pocket Informant, Appigo Todo, Toodledo, SmartCal, Quick Todo, 2Do, Taska, Time 2Do 등등등이 있다.

그리고 이런 앱들은 대개 유료라 좀 아깝다고 생각된다면 그냥 Toodledo.com의 모바일 페이지가 있다.

스마트폰에서 http://www.toodledo.com/slim으로 접속하면 된다.

이런 식으로 보인다. 화면 위쪽에 Add Task를 클릭하면 할일을 입력하는 것도 쉽게 할 수 있다.

어차피 보는거야 Todo앱에서가 주가 되겠지만 일정과 할일이라는 건 가능한 자주, 여기저기서 눈에 띄어야 리마인드가 된다. 머리 속에서 계속 생각하다가도 언뜻 다른 일하다가 새카맣게 잊어버리는 경우가 사실 은근히 많기 때문이다.

Toodledo.com은 사이트는 정말 허접하게 생겼지만 지원하는 기능이 무척이나 다양하다. 일단 할일 앱이 Toodledo와 싱크되어 거기에 다 들어가 있다는 걸 전제로 한다.

1. 우선 자주 노출하는 방법 - 구글 캘린더, 아이폰 달력, 구글 Gadget, Firefox Addon

Toodledo.com 사이트의 왼쪽 카테고리를 보면 중간에 Tools & Services라는 항목이 있다. 거기에 보면 여러가지 항목들이 있는데 그 중 Calendars를 들어가본다.

처음에는 비활성화되어 있는데 Enable Calendar Subscriptions를 눌러 항목을 활성화시킨다. 그리고나서 보면 캘린더 서비스 주소가 네가지 나온다. 차례대로 Events, Non-Events, Combo, Todos다. 네가지 다 싱크되는 항목들이 조금씩 다르다.

1-1 우선 구글 캘린더의 경우 Events 옵션에 나와있는 주소를 캘린더에서 구독하면 된다. 그러면 구글 캘린더의 다른 캘린더에 Toodledo iCal이라는 항목이 나타난다. 웹주소로 된 캘린더를 구독하는 방법을 모른다면 그냥 1-3 방법을 참고해도 된다.

이런 항목이 보이면 성공. 그러면 날짜가 정해져있는 할일 목록을 캘린더에서 볼 수 있다. Events 옵션에서는 날짜가 정해지지 않은 할일은 싱크되지 않는다.

이 방식의 문제점은 Toodledo - 구글 캘린더 사이의 싱크가 하루에 한 번 정도 밖에 안된다는 거다. 미리 미리 일정이 잡혀가는 경우는 몰라도 금방 넣고 금방 반영되기를 원한다면 이 방식은 별로 쓸모가 없다.

1-2 아이폰 캘린더 또는 맥 컴퓨터의 iCal의 경우 Combo 옵션을 선택하면 된다. 옵션의 링크를 복사해서 이메일로 보내고 아이폰에서 클릭하면 캘린더를 구독할 거냐고 묻는다. Yes 누르면 아이폰 기본 캘린더에서 Toodledo iCal 항목을 볼 수 있다.

맥에서는 어떤지 모르겠는데 아이폰에서는 Combo로 싱크하지만 날짜가 없는 할일은 싱크되지 않는 듯 하다. 못찾았다.

개인적으로는 Todo앱에서 뱃지로 오늘 할일이 몇가지가 있는 지 알 수 있기 때문에 아이폰 달력에는 싱크시키지 않고 있다.

1-3 구글의 Gadget 방식. 구글 사이트에는 Gadget을 쓸 수 있는 곳들이 있다. iGoogle, Gmail, Google Calendar에서 쓸 수 있는데 이걸 쓰는 방식도 좋다. 아까 위의 Tools & Services에서 Google Gadgets를 누르면 세가지 항목이 나온다.

여기서 Google Calendar Gadget은 누르면 Toodledo iCal 캘린더를 구독하는 거다. 1-1하고 똑같은 결과물이 나온다. iGoogle을 사용한다면 초기 화면에서 보이게 할 수 있는 Gadget 추가를 하면 된다.

여기서는 지메일에 추가하는 Gadget 이야기.

Gmail Setting에서 Labs를 찾아간다. 한글로 설정해 사용하고 있다면 화면 오른쪽 위의 환경설정을 누르고 실험실을 누른다.

그리고 아래 나와있는 실험실 기능 들 중에 Add a Gadget by its URL을 누른다. 한글이라면 URL로 가젯 추가를 사용으로 바꾼다.

그러고나서 환경설정에 가보면 가젯이라는 항목이 새로 생겨나있다. 거기에다

http://www.toodledo.com/widget/gmail.php

위 주소를 입력하면 된다.

그러면 지메일 왼쪽 카테고리 항목의 채팅 아래에 Toodledo 항목이 생긴다. 맨 위에 나와있는 Toodledo 모바일 페이지와 비슷한 모습이다.

그냥 화면 왼쪽에서 이것 저것 볼 수 있게 된다. 이게 습관이 들면 은근히 편리하다.

1-4 파이어폭스 애드온

브라우저로 파이어폭스를 사용한다면 Addon을 붙일 수 있다.

http://www.toodledo.com/widget/toodledo1_75.xpi

위 링크를 다운받으면 되고 3.0~3.6버전까지 사용할 수 있다. 파이어폭스의 버벅임이 문제긴 하지만 이 애드온은 무척 훌륭하다. 툴바 등으로 할일을 입력할 수 있고, 사이드바로 할일 목록을 볼 수 있다.

Read it Later 애드온도 무척 좋고, Toodledo 애드온도 무척 좋기 때문에 파이어폭스로 다시 돌아갈까 했는데 내 컴퓨터로는 무거움을 따라갈 수가 없다는 결론을 내리고 관뒀다. 아쉽기는 하다.

크롬용 익스텐션이 있기는 한데 전혀 작동하지 않았다. 궁금하면 아래 주소에 가보면 된다.

http://www.chromeextensions.org/utilities/toodledo-chrome/

1-5 데스크탑 프로그램들이 있기는 하다. 윈도우용으로 TaskAngel, 맥용으로 TaskSurfer, 윈도우/맥 공용의 TaskUnifier가 있는데 이 중 TaskAngel과 TaskUnifier를 설치해봤다. TaskAngel은 30일 트라이얼 버전이 제공되고 구입하려면 19.95불이다.

개인적인 의견으로는 둘 다 전혀 쓸만한 게 아니다. 왜 윈도우 용으로는 Things for Mac아니 The Hit List 같은 프로그램이 없는 걸까.

이외에도 비스타용 Gadget, RSS, 애플 대시보드용 Gadget 등등을 제공한다. Tools & Services를 자세히 읽어보고 자신의 사용 용도에 맞는 방식을 추가하면 된다. 다음 편에서는 Toodledo.com 할일을 입력하는 방법에 대해 포스팅할 예정이다.

일이 점점 커지고 있다... -_-

우선 GTD 할일 관리의 기본적인 내용은 여기 : (링크)

그리고 Appigo에서 나온 todo의 싱크와 관련된 이야기는 여기 : (링크)

이전에 todo의 활용에 대해서 쓸 때 말했듯이 할일 목록은 캘린더에 그대로 반영되기가 애매모호하다. 기본적으로 날짜가 특정되지 않은 일들도 있기 때문이다. 그렇기 때문에 할일과 관련된 여러가지 방식이 혼재되어 있다.

우선 전용 데스크탑 프로그램이다. 맥에는 Things나 The Hit List같은 꽤 훌륭한 프로그램들이 있다. 하지만 윈도우 쪽은 별게 없다. 사무용 느낌으로 발전한 OS인데 왜 할일 관리 분야는 윈도우보다 맥 쪽에 프로그램이 많을까 이유에 대해서 생각해 보면 일단 아웃룩의 존재가 너무 크기 때문이 아닐까 싶다.

하지만 아웃룩이 물론 좋기는 하지만, 비싸고 무겁고 번거롭다. 간단히 캘린더에 할일 관리용으로만 구입할 만한 놈이 아니다. 그냥 아웃룩만 따로 구입하면 현재 가격이 189,000원이다. todo에 특화되어 있기는 하지만 맥용 Things가 50불인데 거기에 댈 게 아니다.

그리고 요즘은 뭐든 인터넷에 연결해 놓고 아무대서나 브라우저만 있으면 똑같은 환경을 보는 세상인데 회사 컴퓨터에 붙박이로 설치해 놓는게 아닌 한 아웃룩만 가지고는 불편하다.

어쨋든 이거 말고 구글 캘린더가 있는데 할일 관리 분야에서는 빈약하기 짝이없다. 파이어폭스의 모질라 쪽에서도 라이트닝이라는 일정관리 프로그램이 있는데 이쪽도 할일 관리는 엉망이다. 왜 이 쪽에서 할일 관리 쪽에 신경을 쓰지 않는지 모르겠다.

그리고 toodledo.com이 있다.

너무 늦었기 때문에 이하는 다음 편에 -_-